Como gerir o tempo para ser mais eficiente no trabalho

Ironicamente, gestão do tempo é um problema que todos nós enfrentamos, mas não temos tempo para resolver. No entanto, gastar um pouco de tempo analisando como "gastamos" nosso tempo e pensando em como ser mais eficiente é algo que vale a pena fazer. Administrar o tempo para ser mais eficiente no trabalho é possível, mas é um problema que devemos enfrentar.

Afinal, o tempo passa. E quanto mais o tempo passar sem abordar o problema, quanto mais tempo perdermos, mais energia desperdiçamos e mais oportunidades vamos liberar. Por isso É essencial analisar nossa maneira de gerenciar o tempo para implementar as mudanças necessárias. 

21 dicas para gerenciar o tempo e ser mais eficiente

O gerenciamento do tempo é uma questão complexa que vai desde o aumento da produtividade até o equilíbrio entre trabalho e vida familiar, evitando o desgaste, criando bons hábitos ou estabelecendo metas de longo prazo, entre outras questões.. Planejamento e priorização são as bases para assumir o controle do nosso tempo e da nossa vida, independentemente de nossa ocupação. Autor Jory MacKay propõe 21 estratégias para gerenciar o tempo de forma eficaz.

Entenda onde seu tempo está indo

A administração do tempo não é sobre reprimir o medo de perder tempo. Trata-se de entender os poderosos benefícios de usar nosso tempo com sabedoria, explica MacKay. Daí as primeiras dicas e estratégias:

1. Entenda porque o gerenciamento do tempo é importante. O gerenciamento do tempo não é sobre sufocar o medo de perder tempo. É sobre entender os poderosos benefícios de usar nosso tempo com sabedoria.

2. Seja realista sobre quanto trabalho você pode realmente fazer em um dia. Podemos pensar no tempo como um recurso que simplesmente precisamos mais, mas mais tempo não significa mais tempo produtivo. A forma mais simples de gerenciamento de tempo é agendar quando e onde você trabalhará.

3. Descubra onde você está perdendo seu tempo. Quanto mais você entender como você gasta o seu dia, mais impactantes serão os seus esforços de gerenciamento do tempo..

4. Definir metas diárias e alertas de como você está gastando tempo. Depois de ter uma visão geral de como você está gastando seu tempo, você pode começar a fazer alterações diariamente.

5. Crie uma rotina matinal que motive você. Uma rotina de bom dia pode prepará-lo para um dia de trabalho produtivo e significativo, já que lhe dá a oportunidade de começar com um impulso positivo que você aproveitará durante o resto do dia..

6. Renúncia ao multitarefa. Estudos mostraram que é impossível para os humanos se concentrarem em mais de uma tarefa de cada vez. Quando você se encontrar perdendo o foco, pare e escreva o que você está pensando antes de voltar para a tarefa em mãos..

Priorize o trabalho significativo e delegue o resto

Uma vez que sabemos para onde vai o nosso tempo, temos que decidir o que devemos (e não devemos) gastar nosso tempo, explica MacKay. Para isso:

7. Separe o urgente do trabalho importante. Distinguir o que é urgente do que não é e o que é importante ou o que não é, ajuda-o a priorizar o seu tempo e a desenhar um calendário que lhe permita fazer um trabalho mais importante e menos do que aquilo que não é importante..

8. Priorize sem piedade. Escolha os principais objetivos e concentre-se neles.

9. Use a regra 30X para delegar mais tarefas. Mackay propõe seguir a regra proposta por Rory Vaden, que propõe que nos dê 30 vezes o tempo que levamos para completar uma tarefa para treinar alguém para fazê-lo. Tomando o tempo para delegar e treinar outra pessoa dá-lhe um ganho líquido de 1100 minutos por ano. Ou, como diz Vaden, um aumento de 733% no ROTI (retorno do tempo gasto).

10. Recupere o "não" no seu vocabulário. De acordo com um artigo da Universidade de Chicago e publicado no Jornal de Pesquisa do Consumidor, dizendo "eu não faço" algo, em vez de "eu não posso", permitiu que os participantes se separassem de compromissos indesejados muito mais facilmente.

Estabeleça um horário diário eficiente

Uma vez que o acima é feito, é hora de criar um cronograma para gerenciar o tempo de forma eficaz.

11. Definir horários, não prazos. Mackay resorts aqui para o conselho de James Clear. Em vez de dar a si mesmo um prazo para atingir um determinado objetivo (e, em seguida, sentir-se como um fracasso, se você não conseguir), escolha um objetivo que é importante e, em seguida, defina um cronograma para trabalhar de acordo com isso..

12. Programe com o tempo, não com tarefas. Faça grandes tarefas e divida-as em sessões cronometradas. Ao organizar o dia agendando o horário em vez do dever de casa, passamos de gerenciar nosso cronograma em torno de uma data desconhecida (tarefa) para um horário conhecido..

"Um calendário é finito; Há apenas um certo número de horas por dia. Esse fato se torna claro no momento em que tentamos colocar um número irreal de coisas em um espaço finito ". 

-Peter Bregman-

13. Horário programado para interrupções e quebras. Precisamos de tempo para descansar e assumir que haverá interrupções. Não contando com isso é caótico. As interrupções chegam ou nossos corpos nos dizem que temos que fazer uma pausa. Se não contamos com isso, quando isso acontece, de repente nosso programa perfeitamente formulado se resume.

14. hora separada Criador do tempo Gerente. É muito fácil preenchê-lo com tarefas administrativas e não deixar tempo suficiente para um trabalho significativo. Uma coisa é fazer e outra administrar.

15. Atividades lote durante a semana. Agrupe atividades semelhantes e aproveite o momento que você começa quando começa. Aplica a Primeira Lei do Movimento de Newton à produtividade: "Um objeto em movimento, continua se movendo".

Use a localização a seu favor para gerenciar o tempo

Seu calendário ou cronograma não são as únicas ferramentas de gerenciamento de tempo que você tem. Mackay sugere algumas maneiras que você pode usar no local de trabalho que podem influenciar a maneira como você trabalha.

16. Teste o método Pipoca no local de trabalho para desbloquear o seu tempo. Alterar a localização do local de trabalho durante o dia pode ser uma excelente maneira de manter a motivação e a produtividade. Essa técnica de Joel Runyon funciona assim:

• Anote todas as tarefas que você deve fazer hoje.
• Divida essa lista em 3 seções iguais ou em três grupos (lotes, vistos no conselho 15).
• Escolha 3 locais diferentes para cada lote de trabalho.

17. Trabalhe com o ciclo de energia natural do seu corpo. Trabalhe fazendo o que funciona melhor para você, para que você não apenas pense em gerenciar seu tempo, mas também em sua energia.

Proteja seu tempo

Nunca haverá falta de coisas para fazer que tentem ocupar seu tempo. É por isso que você tem que protegê-lo, para evitar usá-lo de maneira errada. Mackay propõe estas dicas para alcançá-lo:

18. Use o preguiça estratégica para trabalhar nas coisas certas. O conceito de "preguiça estratégica" refere-se a priorizar o trabalho e as tarefas que são importantes e permitir-se ser preguiçoso em que eles não importam.

"Nada é menos produtivo do que tornar mais eficiente o que não deve ser feito".

-Peter Drucker-

19. Automatize o clima não negociável focalizado ao longo do dia. É importante garantir que suas sessões de trabalho focadas se desenvolvam sem problemas. Para isso, é importante se proteger das distrações. Existem ferramentas que ajudam você a se comunicar com outras pessoas que não estão disponíveis automaticamente. Se não, você pode procurar maneiras de deixar que os outros saibam que você está em um momento de trabalho onde você não pode ser incomodado.

 20. Use o método Ivy Lee para terminar o dia corretamente. Ivy Lee propôs esta simples rotina diária de cinco etapas para alcançar a máxima produtividade:

• No final de cada dia de trabalho, escreva as seis coisas mais importantes que você precisa alcançar amanhã. Não escreva mais de seis tarefas.
• Dar prioridade a esses seis elementos em ordem de importância.
• No dia seguinte, concentre-se apenas na primeira tarefa. Trabalhe até terminar a primeira tarefa antes de passar para a segunda tarefa.
• Aproxime-se do resto da sua lista da mesma maneira. No final do dia, mova os itens inacabados para uma nova lista de seis tarefas para o dia seguinte.
• Repita este processo todos os dias úteis.

21. Não esqueça os benefícios do tempo livre. Gerenciar o tempo não significa apenas trabalhar. Para encontrar um equilíbrio na vida profissional que nos mantenha saudáveis ​​e felizes, devemos ter certeza de deixar tempo para descanso, relaxamento e socialização..

Gerir o tempo e ser mais produtivo é um desafio ao alcance de todos. No entanto, devemos estar cientes de que temos que parar e pensar sobre o que fazemos, como fazemos e o que realmente queremos alcançar. Fazer não significa necessariamente trabalhar, muito menos terminar.

Gaste um tempo, o que você precisa, para analisar suas rotinas e repensar suas tarefas. Com estas indicações para gerir o tempo, será muito mais fácil enfrentar o seu trabalho ou os seus estudos e obter melhores resultados.

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